Pourquoi la saisie dématérialisée est-elle un enjeu ? Quelques pistes de reflexion

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Grâce à nos ordinateurs, smartphones et autres tablettes, nous pratiquons dans notre vie privée la saisie dématérialisée en de nombreuses circonstances. Qu’il s’agisse de commander un produit sur un site marchand ou de remplir sa déclaration de revenus, les services en ligne nous y incitent quotidiennement. Il est donc paradoxal de constater que, dans le monde professionnel, la saisie papier soit encore si répandue.

Et pourtant, La saisie dématérialisée est une méthode de travail qui génère rapidement un retour sur investissement tangible. Prenons l’exemple d’une situation que nous avons tous vécue, au restaurant.

Le serveur prend votre commande à l’aide d’un smartphone ou d’une tablette. Il effectue la saisie grâce à une application dont l’ergonomie lui permet d’allier rapidité et fiabilité. Cette application peut même lui communiquer la constitution d’un plat afin qu’il puisse vous en faire la description.  Lorsque la commande est validée, elle s’affiche ou est directement imprimée en cuisine et sa préparation débute alors que le serveur n’a pas encore quitté votre table. Cerise sur le gâteau : l’application construit en temps réel des rapports sur les résultats de la journée, de la semaine ou du mois. Ces tableaux de bord permettent de déterminer, entre autres, quels sont les serveurs les plus efficaces, quels sont les points d’amélioration potentiels et d’analyser, pour mieux les gérer, les approvisionnements nécessaires en tenant compte des variations de la consommation en fonction de l’heure, du jour de la semaine, voire même de la météo !

Vous l’avez compris, cet outil permet d’accroître la productivité du restaurateur, tout en améliorant la qualité du service rendu, et lui procure un avantage concurrentiel déterminant.

Tous les métiers sont concernés par la dématérialisation

Qu’il s’agisse de santé ou de sécurité, d’inventaires ou de gestion d’actifs au sens large, d’installations ou de maintenance, d’inspections ou d’audits, tous les secteurs d’activité sont concernés par la saisie dématérialisée. Et les champs d’application sont nombreux. Songeons à ces exemples de la vie courante : un état des lieux immobilier, une expertise automobile, une livraison de colis à domicile, une réparation sur un appareil électroménager, etc. Combien de fois sommes-nous encore confrontés à des formulaires papier ?

Pour l’entreprise, il s’agit aussi de pouvoir évaluer plus facilement les performances globales, la productivité des équipes terrain, la qualité de service ou encore la conformité aux processus. Citons le cas d’un acteur de l’industrie alimentaire dont le responsable de production a expérimenté une solution d’optimisation fonctionnant avec des tablettes et une application sur mesure. Cette expérimentation devait permettre d’atteindre trois objectifs :

  1. éviter les saisies manuscrites, sources d’erreurs et d’imprécision
  2. permettre une remontée en temps réel des informations provenant des outils de production afin d’accélérer la prise de décision (l’immobilisation d’une ligne de production dans l’industrie est extrêmement coûteuse)
  3. affiner les diagnostics pour fiabiliser la maintenance et apporter des améliorations aux processus industriels

En phase projet, l’entreprise a eu l’intelligence d’impliquer les utilisateurs des machines ainsi que les techniciens de maintenance. Différents groupes de travail composés d’employés jeunes et moins jeunes, occupant des postes différents, ont été constitués. Parmi eux, des personnes familières des tablettes et d’autres qui n’avaient jamais utilisé de tablette. Ce sont d’ailleurs ces dernières qui ont fait les suggestions les plus pertinentes pour améliorer l’ergonomie de l’application.

Au bout du compte, cette nouvelle méthode de travail a simplifié le travail des hommes de terrain. La remontée d’informations en temps réel a permis de réduire le temps d’immobilisation des machines en maintenance curative. Sans oublier que des informations plus précises permettent d’effectuer une maintenance préventive plus efficace.

Autre avantage, l’entreprise possède désormais une base de connaissances techniques, comprenant des photos et des vidéos, qui permet de mieux former les nouveaux techniciens de maintenance ainsi que les opérateurs de production.

Quelles sont les principales caractéristiques d’une solution de saisie dématérialisée ?

Personne ne remet en cause l’utilité d’un formulaire numérisé, exploitable avec des smartphones et des tablettes. Tout le monde comprend que le fait de pouvoir collecter des données et de les transmettre instantanément est un avantage indéniable pour l’entreprise. Mais quelles sont les fonctionnalités qu’une solution mobile de saisie dématérialisée se doit d’offrir ? Voici cinq fonctionnalités essentielles.

Données enrichies – collecter des données ne se résume pas à cocher des cases ou à écrire une note. Il est souvent nécessaire d’y associer des photos, parfois assorties de croquis, des commentaires audio ou vidéo, une signature, de scanner des codes barre, etc. Avoir la possibilité d’enrichir les données avec des informations contextuelles est primordial pour satisfaire les exigences de vos processus. Et en matière de sécurité, il est parfois indispensable de fournir des informations horodatées, voire géo localisées, pour établir votre conformité.

Routage des données – la connexion au cloud des formulaires de saisie doit permettre de pré remplir les informations relatives à un site, un client, etc. Dans le même esprit, les informations collectées doivent être automatiquement transmises aux bonnes applications ou aux bonnes personnes en fonction de la nature des données collectées. Afin de rester focalisé sur sa tâche et de demeurer productif, le personnel terrain ne doit pas se soucier de savoir à qui transmettre l’information.

Personnalisation des formulaires – Toutes les entreprises ne sont pas identiques et ne fonctionnent pas de la même manière. Une solution de saisie dématérialisée doit permettre de construire des formulaires personnalisés, adaptés aux contextes et aux enjeux, capables de collecter n’importe quel type d’information. Qu’il s’agisse d’une visite de contrôle relative à la sécurité d’une plate-forme pétrolière ou d’une feuille de présence spécifique à l’entreprise, vous devez être capable d’élaborer un formulaire aussi complet et simple que possible.

Intégration et notifications – Lorsque les données ont été collectées sur le terrain, vous devez pouvoir les transmettre à autant de destinataires que possible, qu’il s’agisse de votre propre backoffice ou de dossiers partagés dans le cloud, Dropbox, Box, Google Drive, SharePoint ou autre. Il sera peut-être également nécessaire de notifier par SMS ou courrier électronique une ou plusieurs personnes lorsqu’un formulaire particulier aura été transmis.

Tableaux de bord – Puisque la saisie dématérialisée permet d’améliorer les processus métier et d’augmenter la productivité, l’analyse des données doit figurer parmi les critères de choix. Qu’il s’agisse de vérifier un niveau de service ou une conformité, la solution doit permettre d’afficher des données exploitables dans un format simple à lire afin que les parties prenantes puissent visualiser les tendances et prendre des décisions appropriées.

La solution de saisie dématérialisée ProntoForms

ProntoForms permet d’automatiser, de gérer et d’améliorer les processus et la productivité de tout type d’entreprise. Cette solution de formulaires mobiles permet aux utilisateurs équipés de smartphones ou de tablettes de collecter et de transmettre des données au backoffice ou dans le cloud et de partager instantanément les informations avec leurs équipes. Le personnel terrain est notifié lors de l’attribution d’une nouvelle mission et le formulaire correspondant est automatiquement téléchargé sur leur terminal mobile. La logique conditionnelle permet de construire des formulaires dynamiques dont les questions tiennent compte des réponses précédentes, et contribue à réduire le risque d’erreurs et à augmenter la qualité de service.

Directeur Marketing & Développement / CMO

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